Kuva: Ihmishahmoja eri väreissä, suurennuslasin läpi korostuu yksi hahmo, Gerd Altman Pixapaystä
Johdanto
Viime vuosien aikana erilaisissa organisaatioissa on korostettu vapaaehtoistyöntekijöiden tärkeyttä ja merkitystä. Olen tehnyt vapaaehtoistyötä erilaisissa organisaatioissa kotimaassa ja ulkomailla. Toisissa organisaatiossa toiminta ja sen johtaminen on luontevaa ja sujuvaa, toisissa organisaatioissa vapaaehtoistyön johtamisessa on selkeitä puutteita. Tässä kirjoituksessa tutkin, millaisiin asioihin johtamisessa tulisi kiinnittää huomiota. Aloitan kirjoitukseni esittelemällä lyhyesti vapaaehtoistyön määritelmää. Tämän jälkeen kerron hyvästä johtajuudesta ja peilaan sitä omiin kokemuksiini vapaaehtoistyöntekijänä. Kirjoitukseni päätän loppupohdintoihini.
Vapaaehtoistyö
Vapaaehtoistyö on palkatonta työtä. Vapaaehtoistyön tarkoituksena ei ole korvata ammattilaisten tekemää työtä, mutta sitä tehdään usein ammattilaisten tekemän työn rinnalla. Vapaaehtoistyöllä on vahva yhteiskunnallinen merkitys. Vapaaehtoistyötä tehdään erilaisten yhdistysten ja yhteisöjen kuten urheiluseurojen ja luonnonsuojeluyhdistysten kautta. Vapaaehtoistyön kautta voidaan toteuttaa monenlaisia erilaisia tapahtumia ja tarjota esimerkiksi virkistystä vanhuksille.
Vapaaehtoistyön ideologiaan liittyvät usein ajatukset suvaitsevuudesta, puolueettomuudesta sekä autettavan ehdoilla toimimisesta.
Vapaaehtoistyön ajatellaan toimivan kahteen suuntaa, työntekijän ja avustettavan hyväksi. Tällä tarkoitetaan sitä, että vapaaehtoistyön katsotaan hyödyntävän yhtä lailla työntekijää kuin avunkohdetta.
Työntekijälle vapaaehtoistyö tarjoaa erilaisia osallistumisen mahdollisuuksia, uusia taitoja sekä sosiaalisia kontakteja. Avunsaajalle vapaaehtoistyö voi puolestaan mahdollistaa ja tarjota erilaisia resursseja kuten mahdollisuuden osallisuuteen. (Kansalaisareena sa.)
Tilastokeskuksen (2018) mukaan 28%, 10 vuotta täyttäneistä suomalaisista on osallistunut vapaaehtoistyön tekemiseen. Ahkerimpia vapaaehtoistyön tekijöitä ovat yrittäjät ja ylemmät toimihenkilöt. Työntekijäasemassa olevat henkilöt tekivät Tilastokeskuksen tekemän tutkimuksen mukaan vähiten vapaaehtoistyötä. (Tilastokeskus 2018).
Vapaaehtoistyö voi olla luonteeltaan monenlaista. Vapaaehtoistyö voi olla esimerkiksi toimimista sihteerinä, osallistumista rahan keräämisen, ohjaamista tai valmentamista (Tilastokeskus 2018). Seurakunnan tarjoamia vapaaehtoistehtäviä ovat esimerkiksi: jumalanpalveluksissa avustaminen, diakonian lähimmäispalvelu ja pyhäkoulujen ohjaaminen. (evl sa.)
Hyvä johtajuus
Annastiina Mäen (2018, 56) mukaan nykyaikana organisaatioiden toimijoilta odotetaan itseohjautuvaa toimintaa ja kykyä hahmottaa suuria kokonaisuuksia. Samanaikaisesti erilaisten muutosten seurauksina monissa organisaatioissa valta on keskittynyt ylemmälle johdolle, kaventaen lähiesimiesten toiminnan vapautta ja mahdollisuuksia. Nämä rajoitteet vaikuttavat niin esimiesten kuin heidän alaistensa toimintaan. (Mäki 2018, 56.)
Vapaaehtoistyötä johdetaan sekä keskijohdon että työntekijöiden toimesta. Vapaaehtoistyön johtamiseen vaikuttaa yhtäältä työtä johtavan henkilön positio kuin hänellä olevat toiminnan mahdollisuudet.
Johtajan tulee kommunikoida ja viestiä organisaationsa tavoitteista. Koska johtajuus muodostuu viestinnässä, johtaja rakentaa myös omaa paikkaansa ja johtajuutta osana viestintää. (Pohjatammi 2021a.) Organisaatioiden muutokset saattavat kuitenkin jäädä työntekijöille pimentoon erityisesti heikon viestinnän vuoksi. Mikäli viestintä on heikkoa myös yrityksen tai yhteisön tavoitteet ja strategiat eivät välity työntekijöille. Erilaiset viestinnän ongelmat aiheuttavat työntekijöiden passivoitumista ja turhautumista. (Mäki 2018, 58
Johtajan tulee pystyä näkemään johtamansa alan suuri kuva. Hänen tulee ennakoida tulevaa ja koordinoida tehtäviä myös muille työntekijöille. (Pohjatammi 2021a.) Kokemukseni mukaan toisissa vapaaehtoistyötä tarjoavissa organisaatioissa on selkeät pitkäntähtäimen suunnitelmat vapaaehtoistyölle ja sen kehittymiselle. Toisissa organisaatiossa vapaaehtoistyötä puolestaan johdetaan lyhytjänteisesti. Tämä näkyy esimerkiksi siinä, että vapaaehtoisia “haalitaan” lyhyellä aikavälillä työtehtäviin.
Vapaaehtoistyötä tarjoavilla organisaatioilla on käytössä erilaisia viestinnän keinoja. Vapaaehtoisille saatetaan viestiä sosiaalisen median kautta tai erilaisilla uutiskirjeillä. Viestien sisältö saattaa liittyä niin organisaatiossa käynnissä oleviin muutoksiin kuin vapaaehtoistyön sisältöä koskeviin tietoihin. Näkemykseni mukaan hyvät organisaatiot viestivät säännöllisesti ja pitävät aktiivisesti yhteyttä vapaaehtoistyöntekijöihin.
Uudistuvat organisaatiot tavoittelevat innovaatioita ja ideoita. Ideoiden kehittely vaatii erilaisia resursseja kuten aikaa. Innovaatioprosessit sisältävät sekä idean kehittelyä että sen toteuttamista. Hyvä johtaja tarjoaa työntekijöille vapautta toimintaan, tuo esille toiminnan raamit sekä ohjaa toimintaa. (Mäki 2018, 59.) Johtajan tehtävänä on myös varmistaa, että innovaatiot ovat linjassa yrityksen tavoitteiden kanssa.
Erilaiset vapaaehtoisorganisaatiot tarjoavat vapaaehtoisille erilaisia mahdollisuuksia osallistua innovointiin ja vapaaehtoistyön kehittämiseen. Toisissa organisaatioissa käytetään esimerkiksi Cable-valmennusta, jonka tavoitteena on sitouttaa vapaaehtoiset tekemään itseään kiinnostavaa ja omista lähtökohdistaan nousevaa vapaaehtoistyötä. Toisissa organisaatioissa vapaaehtoisille tarjotaan valmiita työtehtäviä. Tällöin vapaaehtoistyöntekijöitä kohtaan saatetaan osoittaa esimerkiksi erilaisia ammattitaitovaatimuksia kuten taitoa tehdä sosiaalisen median päivityksiä tai hoitaa lapsia. Näkemykseni mukaan vapaaehtoistyössä on tarpeellista tarjota sekä “valmiita paikkoja” että mahdollistaa vapaaehtoisille työtehtäviä, jotka lähtevät heidän omista kiinnostusten kohteista ja resursseista. Vapaaehtoistyössä tulisi mahdollistaa erilaisten innovaatioiden ja uusien ideoiden syntymistä esimerkiksi erilaisten koulutuspäivien kautta. Uusien ideoiden kautta voidaan sekä tavoittaa uusia vapaaehtoistyöntekijöitä että tarjota vastauksia vapaaehtoistyön haasteisiin
Johtajalla tulee olla hyvät sosiaaliset taidot. Johtaja voi toiminnallaan motivoida ja valmentaa alaisiaan. Motivoiva johtaja voi innostaa ja tukea työntekijöitä tavoitteiden saavuttamisessa. (Pohjatammi 2021a.) Hyvällä johtajalla on sekä koulutusta johtajana toimimiseen että alan substanssiosaamista. Johtaja toimii työntekijöiden esimiehenä, ei kaverina. (Pohjantammi 2021a.)
Näkemykseni mukaan joissakin vapaaehtoistyötä tarjoavissa organisaatiossa työntekijällä ei ole johtamiseen tarvittavaa osaamista. Tämä näkyy esimerkiksi siinä, että vapaaehtoistyöhöntekijöihin ei osata suhtautua esihenkilöasemasta käsin vaan vapaaehtoistyöntekijöitä pidetään enemmänkin “kavereina” kuin työn tekemisen kumppaneina. Näkemykseni johtajuuskoulutuksen puutteesta johtuvat ongelmat heijastuvat vapaaehtoistyöhön liittyviin tehtäviin ja heikentävät vapaaehtoistyöhön kuuluvaa “ammattimaisuutta”. Työntekijän kaverimaiset suhteet vapaaehtoisia kohtaan saattavat vaikuttaa vapaaehtoisten keskinäisiin suhteisiin ja aiheuttaa ongelmia.
Hyvä johtaja tunnistaa työntekijöiden erilaiset persoonalliset ominaisuudet. Mäki (2018, 62) tuokin esille, että erilaiset tilanteet ja henkilöt vaativat erilaista johtamista. Johtajan tuleekin selvittää esimerkiksi erilaisten kysymysten avulla, millaista johtamista työntekijä tarvitsee. Toiset työntekijät saattavat tarvita johtajalta enemmän tukea päätöksentekotilanteessa. Toiset työntekijät saattavat puolestaan kaivata sitä, että johtaja haastaa heidän ajatteluaan ja päätöksentekoaan. (Mäki 2018, 62) Vapaaehtoistyöntekijöiden persoonallisuuksissa ja kyvyissä on paljon eroja. Toiset vapaaehtoiset saattavat kaivata johdolta suurta tukea, rohkaisua ja kannustusta työtehtävien tekemiseen, kun taas toiset työskentelevät mielellään itsenäisesti ja itseohjautuvasti.
Mäen (2018, 61) mukaan työntekijät toivovat työlleen selkeitä raameja, joiden sisällä työntekijä voi vapaasti toimia. Johtajalta kaivattiin tukea, apua ja neuvoja sekä sopivaa työn kontrollia. Työntekijöiden mukaa kontrolli viestii työntekijöille siitä, että esimies on kiinnostunut työntekijöiden tekemästä työstä. Mäki kuitenkin huomauttaa, että liiallinen kontrollointi voi aiheuttaa työntekijöissä myös negatiivisia kokemuksia, jonka vuoksi kontrollin ja luottamuksen välinen suhde on herkkä. (2018, 61) Liiallinen työntekijöiden kontrollointi voi aiheuttaa henkilöissä kokemuksia luottamuksen puutteesta.
Vapaaehtoistyötä tarjoavilla organisaatioilla on erilaisia tapoja ylläpitää yhteyttä ja kontrolloida vapaaehtoisten toimintaa. Toisissa organisaatioissa vapaaehtoiset raportoivat jokaisen työtehtävän jälkeen johdolle tapahtumista. Toisissa tehtävissä vapaaehtoisille saatetaan soittaa työtehtävän päätyttyä ja toisissa organisaatioissa yhteydenpito johtoon voi tapahtua sujuvasti osana työtehtävää. Joissakin organisaatiossa vapaaehtoiset tekevät työtään täysin itsenäisesti ja ovat tarvittaessa yhteydessä johtoon. Näkemykseni mukaan vapaaehtoistyötehtävän luonne vaikuttaa myös kontrollin tarpeeseen. On kuitenkin huomioitava, että ihmiset saattavat kokea eri tavoilla kontrollin – toisille kontrolli voi näyttäytyä positiivisena kiinnostuksena ja toisille luottamuksen puutteena.
Deanna De Zilwan (2016) mukaan johtajuus muodostuu johtajan ja alaisen välisessä suhteessa. De Zilwan (2016, 312) mukaan johtajuutta harvoin kyseenalaistetaan ja johtajuus otetaan “ylhäältä annettuna”, jolloin johtajan rooli muodostuu alaisia “käskyttäväksi”. Tämä voi johtaa siihen, että työntekijät kokevat oman roolinsa rajoitetuksi ja passiiviseksi. Työntekijöiden passiivinen asenne vaikuttaa suoraan työn tuloksellisuuteen ja suorituksen laatuun. (De Zilwa 2016, 312.) Työntekijän yksilöllinen kapasiteetti itsenäiseen toimintaan vaikuttaa hänen mahdollisuuksiinsa toimia itsenäisesti. (De Zilwa 2016, 316.)
Douglas McGregorin Y- ja X-teorian mukaan työyhteisö voidaan pelkistää kahteen motiiviin. X-teorian mukaan työntekijät välttelevät töitä, jonka vuoksi johdon tulee suunnitella työ tarkasti ja työntekijöitä tulee valvoa tiukasti. Y-teorian mukaan työntekijät ottavat mielellään vastuuta töistä ja osallistuvat sen kehittämiseen. (Pohjatammi 2021 b.) Vapaaehtoistyön johtamisessa saatetaan toteuttaa “ylhäältä alaspäin” johtamista, jolloin vapaaehtoistyöntekijän rooli ja toiminnan mahdollisuudet ovat rajalliset. Vapaaehtoistyöhön hakeudutaan usein sen vuoksi, että se tarjoaa työntekijälle vastineeksi jotain konkreettista tai abstraktia. Vastineena voi olla esimerkiksi mukava leipomis- ja herkutteluhetki muiden vapaaehtoisten kanssa, hyvä mieli tai tapahtuman onnistunut järjestäminen. Näkemykseni mukaan vapaaehtoistyötä ei voi johtaa voimakkaasti “ylhäältä alas” menetelmällä, sillä silloin se rajaa vapaaehtoistyöntekijän toimijuuden mahdollisuuksia. On kuitenkin huomioitava, että jotkut vapaaehtoistyöntekijät tarvitsevat enemmän tukea ja ohjausta kuin toiset. Mikäli vapaaehtoinen kokee, että hänen toimintaansa pyritään rajoittamaan liikaa tai sitä ohjataan vahvasti ylhäältä saattaa hän hakeutua toisiin tehtäviin. Näkemykseni mukaan Y-teorian mukainen johtaminen ei sovellu vapaaehtoistyöhön, sillä se kaventaa vapaaehtoistyöntekijän roolia ja mahdollisuuksia. Näkemykseni mukaan Y-teorian mukaista kontrollointia toteutetaan kuitenkin paljon vapaaehtoistyön johtamisessa.
Työntekijän ja johtajan välinen suhde tulee perustua luottamukseen ja avoimuuteen. Luottamuksellinen ja avoin suhde mahdollistaa sen, että johtaja pystyy tekemään parempia päätöksiä tuntiessaan alaisensa ja heidän kykynsä sekä mahdollisuutensa. Työntekijöihin kohdistettu luottamus lisää työntekijän kokemusta pätevyydestä ja toimijuudesta. Positiivinen ja luottamuksellinen suhde mahdollistaa myös työntekijän koko potentiaalin hyödyntämisen. (De Zilwa 2016, 314–317.)
Monissa vapaaehtoistyötä tarjoavissa organisaatioissa uudet vapaaehtoiset haastatellaan henkilökohtaisesti. On kuitenkin organisaatiota, joiden vapaaehtoistyöntekijäksi voi osallistua esimerkiksi nettilomakkeella ja vapaaehtoinen voi osallistua toimintaan ilman henkilökohtaista kontaktia organisaatioon. Tällaista vapaaehtoistyötä voi tapahtua esimerkiksi silloin, jos vapaehtoistyötä toteutetaan verkossa. On kuitenkin huomioitava, että tällaisessa yhteyksissä vapaaehtoistyöntekijän ja johtajan välille voi muodostua yhteys esimerkiksi sosiaalisen median kautta vaikka henkilökohtaista, kasvokkaista vuorovaikutusta henkilöiden välillä ei toteutuisi. Henkilökohtainen yhteys johtajan ja vapaaehtoistyöntekijän välillä mahdollistaa erilaista tiedon siirtymistä. Samalla kumpikin vuorovaikutussuhteen osapuoli oppii tuntemaan toista. Tämä voi mahdollistaa organisaatioille uudenlaisten resurssien muodostumista. Luottamuksellisen vuorovaikutussuhteen kautta vapaaehtoistyön johtaja voi saada tietoonsa esimerkiksi erilaisia tietoja vapaaehtoistyöntekijän ammattitaidosta ja harrastuneisuudesta, joita voidaan hyödyntää vapaaehtoisorganisaation toiminnassa.
Organisaatiokulttuuri vaikuttaa siihen, kuinka työntekijöihin suhtaudutaan. Positiivinen toimintakulttuuri, optimismi, toivo ja luottamus lisäävät johtajan ja alaisen keskinäistä sitoutumista ja yhteistyötä. Positiivinen organisaatiokulttuuri on yhteydessä työntekijän sitoutumiseen työhön, työssä viihtyvyyteen sekä työntekijän työmotivaatioon. (De Zilwa 2016, 317.)
Vapaaehtoistyössä korostuu työn vapaaehtoisuus. Positiivinen organisaatiokulttuuri voi toimia vapaaehtoistyöhön houkuttelevana tekijänä. Koska positiivinen organisaatiokulttuuri lisää työntekijän sitoutumista työhön ja työtehtävään on sen ylläpitäminen erittäin tärkeässä asemassa myös vapaaehtoistyössä, jotta organisaatiolla on käytettävissä päteviä ja hyviä vapaaehtoistyöntekijöitä.
De Zilwan ( 2016, 315) mukaan työntekijöiden itsenäisyys, yhteys johtajaan ja positiivinen organisaatiokulttuuri ovat yhteydessä toisiinsa ja muodostavat positiivisen ei-lineaarisen silmukan (loop). Positiivinen silmukassa jokainen silmukan osa on yhteydessä toisiinsa ja vaikuttaa toisiinsa.(De Zilwa 2016, 315.)
De Zilwan (2016, 318) näkee tärkeäksi, että organisaatioissa kiinnitetään huomiota silmukan jokaiseen osaan: työntekijöiden itsenäisyyden tukemiseen, työntekijän ja johtajan väliseen turvalliseen ja luottamukselliseen suhteen rakentumiseen sekä ylläpidetään ja luodaan positiivista organisaatiokulttuuria. Näiden toimien avulla voidaan mahdollistaa organisaation tavoitteiden mukaista innovatiivista ja luovaa toimintaa sekä ennaltaehkäistä organisaation kannalta haitallisia tapahtumia.
Organisaatio saattaa tuudittautua hyvään asemaan ja jättää huomiotta ympäröivän yhteiskunnan muutokset ja kehittymisen. Organisaation tulisikin olla jatkuvasti “hereillä” ja pyrkiä näkemään ja lukemaan muuttuvia merkkejä ja uusia signaaleja. Organisaatiolla tulisi olla mahdollisuus tehdä nopeita päätöksiä. (Pohjatammi 2021 c)
Näkemykseni mukaan monissa vapaaehtoistyötä tarjoavissa organisaatioissa on luotettu vapaaehtoistyöntekijöiden saatavuuteen ja sitoutumiseen. Viime vuosien aikana on kuitenkin uutisoitu kevytsitoutumisen lisääntymisestä. Tämä tarkoittaa sitä, että ihmiset saattavat sitoutua yksittäisiin tapahtumiin, mutta vapaaehtoistyöntekijöiden sitoutuminen pitkäaikaisesti on nykyaikana haasteellista (Sieppi 2017). COVID-19-pandemian vuoksi moni vapaaehtoisista ei ole voinut ikänsä tai riskiryhmään kuulumisen vuoksi osallistua vapaaehtoistyöhön. Toisaalta COVID-19 -pandemian aikana on uutisoitu vapaaehtoistyöntekijöiden lisääntyneestä määrästä (Karppi 2020). Näkemykseni mukaan monissa vapaaehtoistyön organisaatiossa voi syntyä erilaisia ongelmia, ellei organisaatioissa olla valmiita jatkuvaan muutokseen.
Organisaatio voi oppia toiminnastaan eri tavoilla. Pohjatammen (2021b) mukaan oppiva organisaatio käyttää ja hyödyntää erilaisia palautekanavia kehittäessään toimintaansa. Oppivassa organisaatiossa yhteiskunnassa ja organisaatiossa tapahtuvia muutoksia evaluoidaan ja toimintaa kehitetään vastaamaan tarvetta ja kysyntää. (Pohjatammi 2021b.)
Pohdinta
Vapaaehtoistyöhön osallistuu erilaisia ihmisiä, joilla on toisistaan eroavia toiveita, haaveita, taitoja ja tietoja. Vapaaehtoistyön johtamisessa tulee huomioida, että yhtäältä osa vapaaehtoisista kaipaa paljon ohjausta ja tukea, kun osa vapaaehtoisista toivoo mahdollisuuksia itsenäiseen työskentelyyn.
Koska vapaaehtoistyöstä ei saa rahallista korvausta tulee työn tarjota muita “hyviä”, kuten mahdollisuuksia itsensä toteuttamiselle. Näkemykseni mukaan vapaaehtoistyön liiallinen kontrolointi voi vähentää yksilöiden kiinnostusta ja innostusta vapaaehtoistyön tekemiselle. Toisaalta liian väljät raamit eivät välttämättä tue työn toteuttamista.
Vapaaehtoistyön johtamisessa on tärkeää, että toimintaa johtaa henkilö, jolla on sekä ammattitaitoa johtamiseen että ammattiataitoa vapaaehtoistyön ammattialasta. Vapaaehtoisille tulee viestiä organisaatiosta, sen strategiasta ja tavoitteista. Viestinnällä vahvistetaan vapaaehtoistyöntekijän ja johtajan välistä luottamusta ja työntekijän sitoutumista organisaatioon. Johtajan tehtävänä on varmistaa, että vapaaehtoisten tekemä työ on linjassa työnantajan strategian ja arvojen kanssa. Johtajan tulee kohdella vapaaehtoisia kohdella tasapuolisesti ja avoimesti.
Minna Pirinen
teologian maisteriopiskelija
Lähteet:
De Zilwa, Deanna (2016). The strengths and capacities of Authentic Followership. Leadership & Organization Development Journal, Vol. 37 Iss 3 pp. 310 – 324
Evl (sa). Vapaaehtoistoiminta. Evankelis-luterilainen kirkko. https://evl.fi/plus/seurakuntaelama/vapaaehtoistoiminta (luettu 4.3.2021)
Kansalaisareena (sa.). Vapaaehtoistoiminnan määritelmä. Kansalaisareena. https://kansalaisareena.fi/vapaaehtoiselle/vapaaehtoistoiminnan-maaritelma/ (luettu 4.3.2021)
Karppi, Tiina (2020).Noora Frantzi, 30, kouluttautui keväällä vapaaehtoiseksi kriisipuhelinpäivystäjäksi ja auttaa nyt ahdistuneita suomalaisia – puheluiden määrät räjähtäneet. Yle. https://yle.fi/uutiset/3-11584670
Mäki, Annastiina (2018). Keskijohdon paikka – johtajuuskulttuurin aktiivisena tekijänä vai sivustakatsojana? Työn Tuuli 1/2018.
Pohjantammi, Ismo (2021a). Johdatus johtamiseen, jakso 1. Teema 1–3 diat ja luennot.
Pohjantammi, Ismo (2021b). Johdatus johtamiseen, jakso 2. Teema 4–5 diat ja luennot.
Pohjantammi, Ismo (2021c). Johdatus johtamiseen, jakso 2. Teema 6–5 diat ja luennot.
Sieppi, Julia (2017). Vapaaehtoistyötä kolme tuntia? Pop up -talkoolaiset ovat järjestöille uhka ja mahdollisuus. Yle. https://yle.fi/uutiset/3-9771001 (luettu 4.3.2021)
Tilastokeskus (2018). 2. Miehet ja naiset tekivät yhtä paljon vapaaehtoistyötä. Tilastokeskus. https://www.stat.fi/til/vpa/2017/vpa_2017_2018-08-30_kat_002_fi.html (luettu 4.3.2021
